Archivos centros de información y el corazón de la administración

TLAXCALA,Tlax., a 8 de abril de 2017.- En lo que fue la Mesa de Diálogo denominado “La importancia de los Archivos en los Sujetos Obligados”, la comisionada presidenta del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala (IAIP-TLAX), Marlene Alonso Meneses, destacó que dichos talleres son un intercambio de ideas, para que todos los ayuntamientos participen a fin de establecer la creación de un documento técnico para la clasificación de Archivos.

Señalo, que la creación documental de archivos es esencial para garantizar el derecho a la verdad, a la transparencia, a la rendición de cuentas y a la protección de datos personales, pues dijo que la única manera para garantizar el derecho de Acceso a la Información y Protección de Daros, es reconociendo el carácter medular que tienen los archivos para la conservación y protección del acervo documental.

Por ello,  dijo es necesario aprobar que todos los ayuntamientos  cuenten con dicho documento técnico, el cual facilitará el control de los archivos.

“En un trabajo conjunto se realizó el cuadro archivístico, el cual es el piso mínimo que será tomado en cuenta, lo que permitirá cumplir con la fracción 45 del artículo 63 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado que señala que se debe establecer un catálogo de disposición y guía de archivos documentales”.

En su intervención, Claudia López Iglesias, directora del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación, impartió la ponencia denominada  “La importancia del Archivo en el Municipio”, refirió que debido a la reforma constitucional se mandata que haya actualizaciones en el ejercicio de las funciones de todos los registros de ingresos y egresos de la federación, y habla de tener registros actualizados.

En ese sentido, se ordenó a los tres niveles de gobierno, que organicen sus archivos, establezcan medidas de control y dentro de unos lineamientos específicos que son para la organización y conservación de los archivos, establece que las dependencias y entidades o la institución, debe contar con espacios, personal, tecnologías de la información, es decir recursos humanos preparados y perfilados para la atención de los archivos.

“Se voltea a ver a los archivos porque es donde se fundamenta y se registra todo la  actividad administrativa, dentro de estos lineamientos establece plazos de cumplimiento, que por eso ahora no debemos enfocarnos en cumplir en un catálogo, va un poco más allá de eso, se trata de transformar las formas de trabajo que hay en las instituciones, porque tenemos que empezar con orden y ese orden no empieza desde los archivos, empieza desde identificar que personalidad jurídica tenemos” refirió.

En ese orden de ideas, dijo que los servidores públicos deben conocer que pueden hacer y qué no, ya que en el marco de actuación la cual está regulada por leyes específicas que se encuentran en la ley de responsabilidades públicos, la ley del procedimiento administrativo, que se debe conocer para saber qué es lo que se debe documentar.

Por lo que se debe contar con responsables de archivo, unidades de correspondencia, un archivo de concentración formalizad una estructura específica, equipamiento especifico con personal debidamente capacitado.

“Generalmente en los archivos se ponen a los castigados, los que dan problemas, vete al archivo al cabo ni es importante, cualquiera puede hacer labores de archivo y las labores de archivo no es empujar cajas, ni meter documentos en expedientes, la labor de los archivos va más allá, los archivos son los centros de información y el corazón de la administración, la carta de identidad de las personas, de las instituciones y del Estado”, sostuvo la directora del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación

Por su parte, el presidente de la Mesa Directiva del Poder Legislativo, Nahúm Atonal Ortíz, señalo la importancia de mantener un archivo organizado en la entidad tlaxcalteca.

Durante la mesa de dialogo se contó con la asistencia de Alexandra Trejo Galindo, jefe de departamento de Archivos Estatales y Municipales del Archivo General de la Nación; Ma. Areli González Flores, coordinadora de Archivos Civiles y Eclesiásticos de ADABI de México; Liliana Zamora Poire, directora de Archivo Histórico Tlaxcala; el presidente municipal de Apizaco, Julio César Hernández Mejía; Francisco José Morones Servín; José David Cabrera Canales, comisionados de la IAIP así como Isidro Nuche Cabrera, director del Archivo General del Estado de Tlaxcala, además de la asistencia de la presidenta de Tlaxco, entre otros funcionarios municipales.